Stockholm

🎉 En affärsfest, eller firmafest, är lämplig nästan när du har något att fira, oavsett om det är en anställds födelsedag eller nyheterna om en enorm försäljning. Eftersom detta är en affärsaffär och inte en personlig fest, måste du vidta några extra försiktighetsåtgärder för att se till att du har en säker och professionell händelse. Planeringsprocessen omfattar några viktiga steg, men om du känner dig överväldigad av planer för en stor samling är du inte rädd att anställa en festplanerare som hjälper till.

Så här gör du:

1. Börja planera din affärsfest minst tre eller fyra månader i förväg om du planerar en stor shindig. Detta är så att du har gott om alternativ för att boka hallar och cateringfirma vid behov. Anlita en eller två av dina kreativa medarbetare för att hjälpa dig med planeringsprocessen om möjligt.

2. Ange ett datum för festen beroende på tillgängligheten för ”hedersgästerna”, oavsett om det är dina anställda eller en klient.

3. Bestäm ett tema för din affärsfest för att ge lite spänning till evenemanget. Dekorera arenan i stil med ditt tema eller hyra en inredare för att göra detta mer professionellt.

4. Välj plats för affärsfesten. Fatta detta beslut beroende på antalet deltagare och vem du planerar att bjuda in till evenemanget. Till exempel, om detta bara är en liten samling av några av dina anställda för att fira en arbetares födelsedag eller ett framgångsrikt år, är den perfekta platsen ditt kontor eller eventuellt ditt hem. Boka en hall i ditt område för en galahändelse för företag.

5. Hyr en cateringfirma för att laga mat och servera mat vid evenemanget (om tillämpligt). Om det bara är en samling för anställda, gör en snabb undersökning på ditt kontor för att se vilken typ av mat alla föredrar, till exempel italiensk, Soul Food, traditionell amerikansk eller asiatisk mat.

6. Bestäm om du vill erbjuda sprit vid detta evenemang. Undersök dina lokala spritlagar innan du beställer alkoholhaltiga drycker till en affärsfest. Ditt företag kan hållas ansvarigt om någon skadas på grund av alkoholmissbruk på festen. Hyr en bartender för att servera drycker så att du har någon som övervakar gästerna och försäkrar att minderåriga inte får drycker – vissa cateringföretag samlar den här tjänsten med matservicen.

7. Överväg att hyra underhållning för affärsfesten om det är ett storskaligt evenemang. Välj underhållning som är lämplig för en affärsatmosfär, som en sångare, MC eller komiker – godkänn allt material i förväg.

Skillanden mellan en privatfest och en firmafest

Om du är värd för en privat fest för anställda eller är värd för ett betalt evenemang för att marknadsföra ditt företag kan du vara ansvarig för allt som går fel. Från skador till sexuella trakasserier till brand kan du och ditt företag vara på kroken för skador. Huvudskillnaden mellan en privat fest och en betald händelse är att ditt ansvar kan vara större för det senare. Kontrollera att du har en lämplig ansvarsförsäkring med någon du är värd för.

Privat fest

Om kontorsutrymmet är trångt kan du välja att vara värd för kontorssemestern hemma. Om du serverar alkohol har du det som kallas social värdansvar. Om en av dina gäster har för mycket alkohol på din fest och skadar någon på vägen hem, kan du vara ansvarig för din gästs handlingar. Social värdansvar varierar beroende på stat och baseras ofta på rättspraxis snarare än på en specifik stadga. I vissa stater kan du också drabbas av åtal om du serverar alkohol till en minderårig.

Arbetsplatsförlängning

Även om du inte serverar alkohol är du ansvarig för att ge dina gäster en säker miljö. Detta kan inkludera en miljö som är fri från sexuella trakasserier, diskriminering och andra olagliga händelser. Om det finns en rimlig förväntan att anställda ska delta i festen, eller om du föreslår eller antyder att närvaro är obligatorisk, kan festen ses som en förlängning av din arbetsplats. Du kan vara ansvarig för incidenter på festen som utgör sexuella trakasserier, diskriminering eller skapar en fientlig arbetsmiljö. Om en anställd skadas på festen kan han komma i fråga för ersättning till arbetstagare.

Betalad händelse

När du är värd för en betald händelse är ditt ansvar potentiellt ännu större. Förutom spritansvar och gästskador kan du vara ansvarig för skador på lokalerna, skador på hyresutrustning eller skador orsakade av säljare vid evenemanget. Om du måste avbryta på grund av omständigheter utanför din kontroll kan du vara ansvarig för de pengar som samlas in i biljettförsäljningen. Du kan till och med hållas ansvarig om dina annonser för evenemanget bryter mot ett annat företags varumärke.

Ansvarsförsäkring

Det säkraste alternativet är att inte hålla några fester eller evenemang. Det näst bästa alternativet är att köpa en särskild ansvarspolicy som försäkrar dig mot anspråk. Om du håller festen hemma kan din husägares försäkring ge ett visst ansvarsskydd. Om du är värd för evenemanget på en hyrd anläggning kommer anläggningen sannolikt att kräva att du köper en policy för särskilda evenemangsansvar och namnge anläggningen som försäkrad på försäkringen. En kunnig försäkringsmäklare kan hjälpa dig att bestämma vilken typ av täckning du behöver för att skydda dig och ditt företag om något går fel på nästa fest eller evenemang.

Inköpstäckning

För att skydda företagets tillgångar och dina personliga tillgångar, bör du köpa ytterligare ansvarsförsäkring för alla privata partier eller betalda evenemang du är värd för. Om du är värd för evenemanget hemma, kontrollera din husägare policy för att identifiera undantag och begränsningar för din täckning. En kunnig försäkringsmäklare som är bekant med lagarna i ditt land kan rekommendera en lämplig affärs- eller personlig försäkring. Du kommer troligen att behöva köpa en ansvarspolicy för ett speciellt evenemang som du är värd för och att namnge anläggningen som försäkrad på försäkringen.

Här samlar vi information kring alternativ om du vill ha en firmafest i Stockholm. Kontakta oss för att lägga upp information här.